BidGate®

Q. 1 Mikä on BidGate?
	BidGate on Neowise Oy:n kehittämä yritysten ja julkishallinnon hankintojen toteuttamiseen suunniteltu verkkopalvelu. Palvelun avulla voidaan tällä hetkellä toteuttaa vakuutuksiin sekä teleoperaattoreiden tarjoamien tietoliikenne- ja viestintäratkaisuihin liittyviä hankintoja. BidGate yksinkertaistaa ja nopeuttaa hankkeen jokaista vaihetta ja mahdollistaa ammattitaidolla toteutetut hankinnat. BidGate -palvelun taustalla on joukko tietoliikenne- ja vakuutusalan ammattilaisia, joilla on vuosien kokemus työskentelystä myynti- ja tuotekehitystehtävissä.
Q. 2 Miksi BidGate on kehitetty?
	BidGate -palvelun syntymisen ja toteuttamisen taustalla on ajatus palvelusta, jonka avulla yritykset ja julkishallinnon toimijat voivat toteuttaa hankalat ja aikaa vievät hankinnat nopeasti, kustannustehokkaasti sekä ammattitaidolla. BidGate tuo ratkaisun myös monimutkaisten ja paljon ominaisuuksia sisältävien tarjousten vertailuun sähköisen vertailutyökalun avulla. BidGate -palvelun avulla myös pienempien toimijoiden tarpeet tulee kuulluksi ja nähdyksi palveluntarjoajien toimesta.
Q. 3 Kenelle BidGate -palvelu on suunniteltu?
	Tällä hetkellä BidGate -palvelu on yrityksille ja julkiselle sektorille. Palvelumme kohderyhmänä ovat hankinnoista päättävät henkilöt. Palvelu tarjoaa tehokkaan tavan toteuttaa tarvittavat tietoliikenne- ja vakuutuspalveluiden hankinnat helposti ja nopeasti. Palvelumme käyttäjän ei tarvitse olla alan ammattilainen, sillä asiantuntijamme ovat käytössäsi koko hankinnan ajan. Palvelua voi käyttää itsepalveluna tai hankinnan voit toteuttaa myös palveluna. Palvelumme avulla monimutkaisetkin palveluhankinnat on mahdollista toteuttaa ammattitaidolla. Lopputulos on varmasti vaativammankin asiakkaan tarpeet tyydyttävä ja takaamme, että BidGate -palvelun avulla koko prosessi viedään läpi nopeasti, laadukkaasti ja tarkasti.
Q. 4 Miten BidGate –palvelu eroaa perinteisistä hankinta projekteista?
	Perinteiset tapaan toteutetut hankinnat perustuvat pitkälti manuaalisesti toteutettaviin työvaiheisiin ja tarjouspyynnöt toteutetaan perinteisin Word, Excel ja PDF dokumenttien avulla. Perinteisellä mallilla toteutetut hankinnat ovat pitkäkestoisia ja työläitä sekä asiakkaalle että palveluntarjoajalle. BidGate palvelussa kaikki hankinnan vaiheet toteutetaan sähköisesti automatisoitujen prosessien ja työnkulkujen avulla. Myös tarjoukset jätetään palveluun sähköisesti, jolloin myös tarjousvertailut saadaan toteutettua reaaliaikaisesti suoraan asiakkaan omassa käyttäjäportaalissa.
Q. 5 Miten aloitan uuden hankinnan?
	Uusille asiakkaille palvelun käyttö edellyttää BidGate -palvelun aktivoimista. Tämän jälkeen on mahdollisuus käyttää palvelua aina tarpeen mukaan. Tarjouspyynnöt laaditaan dynaamisille sähköisille tarjouspyyntölomakkeille, joista muodostuu asiakkaan tarpeet täyttävä tarjouspyyntö. Tarjouspyynnöt julkaistaan BidGate -palvelun kautta valituille palveluntarjoajille, joiden antamat tarjoukset ovat suoraan vertailtavissa asiakkaan omassa käyttäjäportaalissa.
Q. 6 Mikä on hankinnan kesto?
	Koko prosessin "työläin" vaihe on tarjouspyyntölomakkeiden täyttäminen, sillä BidGate -palvelu huolehtii kaikesta muusta. Tarjouspyyntölomakkeiden täyttämiseen kuluu aikaa n. 20 minuuttia, jonka jälkeen tarjouspyyntö on valmis julkaistavaksi. Palveluntarjoajille annetaan yleensä 2 viikkoa aikaa vastata tarjouspyyntöihin, jonka jälkeen tarjoukset ovat vertailtavissa asiakaskohtaisessa tarjousvertailutyökalussa. Palveluntarjoajien opastaminen ja neuvonta ovat osa BidGate -palvelua, eli asiakkaan ei tarvitse muuta kuin odottaa tarjouspyynnön umpeutumista.
Q. 7 Mitä tietoja tarvitaan tarjouspyynnön taustatiedoiksi?
	Tarjouspyynnön julkaisijalla tulee olla jonkinlainen käsitys tavoitetilasta, eli siitä mitä palveluita ollaan hankkimassa ja miksi. BidGate -palvelun sähköisille lomakkeille on rakennettu valmiita hankittavia tuotekokonaisuuksia, joiden avulla on helppo hahmottaa oman yrityksen tarpeen mukainen ratkaisu. Matkapuhelin-, kiinteän verkon- ja Internetpalveluiden osalta tiedot löytyvät laskuilta, joiden analysointiin BidGate -tarjoaa nopean ratkaisun. Lähetä meille analysoitava laskuaineisto sähköisesti esim. pdf tiedostoina ja me tuotamme sinulle helppolukuisen raportin kilpailutusta varten. Raportilta saat tarvittavat liikennesuunnat ja käyttäjämäärät palveluittain, jonka jälkeen tietojen siirtäminen dynaamisille tarjouspyyntölomakkeille on helppo tehdä. Olemme kehittäneet laskujen analysointiin oman sähköisen työkalun, jonka avulla laskutusaineisto on nopeasti analysoitu ymmärrettävään muotoon. Palautamme aineiston analysoituna 48 tunnin kuluessa. Vakuutuspalveluiden osalta nykyiset tiedot löydät vakuutuskirjasta, josta tiedot on helposti siirrettävissä tarjouspyyntölomakkeille.
Q. 8 Mitä uusia mahdollisuuksia Bidgate tuo ja mitä palvelu sisältää?
	Mahdollisuudet: - läpinäkyvyyttä palveluntarjoajien hinnoitteluun - mahdollisuuden hallita ja hankkia palveluita yhden kanavan kautta - sähköisen hankintaprosessin tarjouspyynnön luomisesta tarjousvertailuun Palvelun sisältö: - nykytilanneanalyysit, kartoitukset ja konsultointi - tarjouspyynnön suunnittelu ja luonti dynaamisille tarjouspyyntölomakkeille - tarjouspyynnön julkaisu valituille palveluntarjoajille - kysymys- ja vastausprosessin hallinta sekä toimittajien toiminnan seuranta - automaattisesti muodostuva tarjousvertailu (manuaalinen pisteytys) - voittajan julkaisu ja arkisto toteutetuista hankinnoista
Q. 9 Minkä kokoisille toimijoille BidGate -palvelu sopii?
	BidGate -palvelun käyttö soveltuu kaikille toimijoille niiden kokoluokasta riippumatta. BidGate -palvelua ovat käyttäneet alle 10 henkilöä työllistävät yritykset sekä yli 1000 hengen konsernit. Palvelun avulla on myös mahdollista toteuttaa hankinta -rinkien hankintoja, eli kerätä isompi joukko yrityksiä yhden hankinnan taakse, jolloin volyymit saadaan ylös ja hinnat alas.
Q. 10 Miten BidGate takaa puolueettomuuden?
	BidGate ei myy omia palveluita tai toimi muiden palveluntarjoajien jälleenmyyjänä vaan toimii puhtaasti hankintapalvelun tarjoajana. Tarjousprosessin läpinäkyvyys takaa puolueettomuuden, sillä tarjoukset ovat vertailtavissa asiakkaan käyttöliittymässä välittömästi kun palveluntarjoajan myyjä on tarjoukset jättänyt. BidGate edustaa aina asiakasyritystä tämän valtuutuksella ja asiakas tekee päätökset voittaneesta tarjouksesta aina itse.
Q. 11 Onko tarjoukset pakko vastaanottaa kaikilta järjestelmän tarjoamilta tarjoajilta?
	Asiakas päättää itse kenelle tarjouspyynnöt julkaistaan.
Q. 12 Mihin BidGate -palvelun edullisuus perustuu?
	Sähköinen kaupankäynti tulee yleistymään voimakkaasti tulevina vuosina. BidGate -palvelun tehokkaat ja automatisoidut prosessit mahdollistavat hankintojen läpiviennin vähämmillä henkilöresursseilla, kun järjestelmä huolehtii hankintaprossessin läpiviennistä sähköisesti. Lopputulos on poikkeuksetta ollut onnistunut ja asiakastyytyväisyytemme on huippuluokkaa. BidGate -palvelussa on mahdollista toteuttaa satoja yhtä aikaisia hankintoja.
Q. 13 Mitä hyötyä meille olisi palvelusta?
	Palvelumme ehdottomat valtit ovat säästöt ajassa ja vaivassa hankinnan koko prosessin osalta. Omatoimisesti laaditut tarjouspyynnöt vaikeuttavat myös palveluntarjoajien työtä tehdä selkeitä tarjouksia, jolloin tarjousvertailuista tulee erittäin hankalia ja työläitä. BidGate -palvelun avulla koko hankinta voidaan toteuttaa sähköisesti, jolloin säästetään merkittävästi kaikkien aikaa. Lisäksi sähköinen tarjousvertailu nopeuttaa päätöksentekoa huomattavasti, kun tarjoukset ovat rinnakkain vertailtavissa ja pisteytettävissä. Tarjousvertailu näyttää tarjousten todelliset kustannukset asiakkaan lähtötietojen mukaan suhteutettuna ja näyttää tarjousten erot myös tarjouspyynnön sisältämien palveluiden osalta.
Q. 14 Mistä tiedän mitä palveluita tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää?
	BidGate -palvelun käyttö sisältää käyttöopastuksen, jossa yleensä käymme läpi myös asiakkaan nykytilannetta ja tavoitetilaa. Tämän keskustelun jälkeen tiedämme mitä palveluita tajouspyyntöön kannattaa sisällyttää ja valita.